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Avocats, passez au Cloud en 4 étapes

Publié le : 08/03/2021 08 mars mars 03 2021

Expertise métier

De nos jours, stocker ses données en interne sur des disques durs ou des clés USB ou même un serveur (en local) au sein de votre cabinet est obsolète et dangereux ! Perte, vol, altération du support, coûts d'entretien et de renouvellement… Ce matériel est trop vulnérable, offre trop peu de sécurité, ne permet que peu de mobilité tout en étant un frein au travail collaboratif puisque vos données ne sont pas accessibles depuis l'extérieur.

Pourquoi ne pas passer au Cloud ? Une solution sécurisée qui s’adapte parfaitement au travail à distance, plus que jamais d’actualité.

1 - Faire un état des lieux

Le risque principal de l'hébergement local est la perte de données qui a des conséquences désastreuses (finances, réputation...). Dans le Cloud, vos données sont sécurisées et accessibles de n’importe où et n’importe quand, ce qui réduit considérablement les délais de maintenance entre autres...
Mais on ne se lance pas dans le Cloud sans réflexion préalable et il convient de bien préparer sa migration.

Se poser les bonnes questions

Bien comprendre vos besoins pour trouver des réponses adaptées et impliquer tous les membres du cabinet.

Quels sont les motivations de ce changement ? Réduire vos coûts d'infrastructure ? Être plus agile ? Optimiser le télétravail de vos équipes ? Renforcer votre sécurité informatique ?

Quel budget pouvez-vous y consacrer ? Quel impact aura le passage au Cloud dans l’organisation de votre cabinet ?

Comment choisir le prestataire qui vous apportera son expertise et qui saura vous accompagner.

Les premières données à passer dans le Cloud sont les informations sensibles : dossiers et contacts client avec les documents qui leurs sont associés, vos indicateurs financiers, votre facturation et vos agendas.

Evaluer votre infrastructure informatique

Avant de réaliser votre migration, un audit de votre infrastructure informatique déterminera si votre matériel est apte à supporter des solutions de gestion de nouvelle génération. Des ordinateurs plus récents vous permettront un traitement plus rapide des données, des disques durs moins engorgés et une mémoire moins vite saturée. Il s’agira également d’étudier le volume de données généré par votre cabinet ainsi que la fréquence et la nature de vos sauvegardes.

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2 – Réaliser la migration vers le Cloud

Votre plan de migration est bouclé, vos objectifs sont déterminés, votre parc informatique est audité… Il est temps de passer à la migration elle-même.

Migration totale ou par étapes ?

Comment s’organise un passage au Cloud ? Faut-il migrer vos fichiers et applications d’un coup ou par étapes ?
La migration totale permet à tous les membres de votre cabinet de se former à leurs nouveaux outils en même temps. Ce déploiement total rend les utilisateurs plus efficaces et productifs que lors d’une migration par étapes qui ralentit à la fois le déploiement et la formation des utilisateurs. Par ailleurs, dans une migration par briques, former certaines équipes avant les autres peu créer des disparités entre les rythmes de travail et la productivité de chacun.

Le choix du Cloud

Le Cloud public

Vos données sont hébergées sur un ou plusieurs serveurs dont vous n’avez pas l’usage exclusif. Vous seul accédez à vos données mais vous partagez l’infrastructure qui les accueille. La mise en place est peu coûteuse car l'infrastructure fonctionne déjà et vous payez en fonction de vos besoins de stockage.

Le Cloud privé

Contrairement au Cloud public, vous êtes le seul à utiliser votre Cloud, piloté en interne si vous avez les ressources pour l’administrer ou par un prestataire. Cette solution s’adaptera parfaitement à vos besoins.

Le Cloud hybride

Le Cloud hybride répartit vos données entre le Cloud public et un Cloud privé. Quand les ressources d’un Cloud deviennent limitées, vous basculez sur l’autre. Ce type de Cloud permet plus de réactivité en cas de nouveaux besoins, notamment pour un stockage plus important.
Dans tous les cas, pour plus de sécurité, privilégiez un Cloud français.

3 – Déployer la solution

Vous avez toutes les informations-clés pour opérer votre passage au Cloud. Vient le temps du déploiement concret de votre nouvelle solution Cloud de gestion. En voici les étapes essentielles :

Installation de vos nouveaux logiciels
Paramétrage et personnalisation de votre solution de gestion
Formation de vos équipes

Ca y est, vous êtes un cabinet nouvelle génération !
Il ne faut toutefois pas négliger « l’après ».

4 – Se faire accompagner

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Si l’accompagnement par un expert commence bien avant le déploiement avec l’élaboration de votre plan de migration, un suivi post-installation est également nécessaire. C’est pour cela que le choix de votre prestataire s’avère déterminant ! Veillez à choisir un professionnel qui possèdera toutes les compétences pour

Maîtriser tous les outils associés au Cloud,
Répondre et s'adapter aux cabinets d'avocats, à leurs spécificités et leurs problématiques
Pouvoir former l’ensemble de votre équipe à votre nouvelle solution métier
Mettre à votre disposition une assistance disponible et réactive
Faire le lien avec vos autres prestataires (matériel, Internet...) si toutefois vous faites le choix de multiplier les prestataires.

Pour conclure

L’accélération du télétravail, les nouveaux usages des avocats et les attentes des justiciables font du Cloud une solution pertinente et adaptée à votre activité. C'est un véritable levier de développement business et d’amélioration de votre relation client. Bien accompagné, la migration vers le Cloud sera rapide et vite profitable. Vous y gagnerez en temps, en efficacité et en confort de travail, des avantages certains pour faire face à la concurrence.

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