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Les nouveaux usages des cabinets d'avocats

Nouveaux usages des cabinets d’avocats : envisagés, adoptés, refusés ?

Publié le : 06/04/2021 06 avril avr. 04 2021

Expertise métier

Plus digitales, plus offensives sur le plan entrepreneurial, plus adaptées à la clientèle et plus transverses ; incités par le contexte sanitaire ou fruit d'une mutation naturelle, les avocats repensent leurs pratiques et réinventent leur métier.
Ces nouvelles méthodes sont parfois embrassées avec enthousiasme et parfois approchées plus timidement. Quels sont ces nouveaux usages auxquels les avocats sont de plus en plus confrontés ? Et pour commencer, quels sont les facteurs qui amènent les cabinets à transformer leur façon de travailler ?

Le contexte sanitaire : il a largement accéléré le changement de nombreuses pratiques : le télétravail des collaborateurs, des associés et du personnel administratif, la mise à distance de la clientèle, le besoin de conseil rapide des entreprises… Il a fallu innover et recourir à des outils collaboratifs ou d’échange tels que la visioconférence mais aussi à des solutions intégrant l’intelligence artificielle qui peut analyser rapidement les contenus d'importants volumes de documents (clauses de contrats à modifier suite liées à l’épidémie et au confinement...).

Les comportements de la clientèle : ces nouveaux usages digitaux viennent répondre à une attente de vos clients qui souhaitent joindre leur avocat ou accéder à leur dossier à tout moment et en tout lieu, y compris en dehors des heures d’ouverture de votre cabinet, notamment depuis leur lieu de travail ou leur domicile. A plus forte raison avec l’arrivée des digital natives sur le marché de l’emploi, ils sont les justiciables d’aujourd’hui et de demain : hyper connectés, mieux renseignés et moins fidèles.

Un marché concurrentiel : pour rester compétitifs face aux cabinets innovants en matière de pratiques digitales, vous avez tout intérêt à les adopter à votre tour. Pour ne pas perdre de temps et d’efficacité quand vos concurrents en gagnent, demeurer agile et développer votre cabinet comme l'entreprise qu'il est devenu (ou est en passe de devenir). Ce contexte multifactoriel se voit renforcé par l’offre disponible en matière de Legaltech, ces technologies au service des professions juridiques et qui proposent aujourd’hui des solutions efficaces, sécurisées et accessibles.

Quels usages votre cabinet d’avocat peut-il adopter pour s’adapter à ce contexte ?

Nouvel usage #1 : élaborer une stratégie de marque

Comme toute entreprise, votre cabinet a besoin d’une identité de marque forte.

QU'EST-CE QUE C'EST ?

Il s’agit de vous construire une identité qui véhicule votre positionnement et vos valeurs. Cela passe éventuellement par le choix ou la modification du nom de votre cabinet, la création d’une identité visuelle (logo, typographie, couleurs) déclinée sur tous vos supports de communication physiques et par un positionnement clair au sein de votre marché (spécialisation, services…)

POURQUOI ?

Cette identité vous permet d’installer votre marque auprès de votre cible et de vos confrères et donc de vous différencier de votre concurrence. Elle vous permet d’être reconnu en un coup d’œil et de faciliter la fidélisation de vos clients, mais aussi d’inspirer la confiance, de rassurer vos prospects sur la qualité de vos prestations et d'être plus attractif dans vos démarches de recrutement.

COMMENT ?

Tout d’abord par le choix d’un nom court, facile à comprendre et à retenir, autant à l’œil qu’à l’oreille et qui soit lisible dans un logo. Exit les intitulés à rallonge composés des noms de tous les associés (pour les cabinets de taille importante)... Ensuite, grâce à la création d’un logo efficace (et qui vous plaise, tant qu'à faire) et plus largement d’une charte graphique. Le conseil et l’intervention d’un professionnel (agence de communication, graphiste, web designer) seront ici nécessaires.

Nouvel usage #2 : adopter une communication digitale

QU'EST-CE QUE C'EST ?

Tout le monde ou presque possède et utilise un smartphone, les équipements informatiques et les connexions à Internet sont dans chaque bureau, chaque foyer et à part quelques irréductibles aux habitudes trop bien ancrées, la communication des entreprises se déploie largement sur Internet (site Web, réseaux sociaux, moteurs de recherche, vidéos..) ou un lien interactif et privilégié peut être créé et entretenu avec vos clients et vos prospects.

POURQUOI ?

Votre site et ses contenus vous permettront de démontrer votre expertise et d’assoir votre légitimité. Le rendez-vous, le paiement ou un espace client en ligne sont autant de moyens de vous mettre au diapason des nouveaux usages et des nouvelles attentes de votre clientèle. Votre site est d’ailleurs l'endroit privilégié pour créer des liens avec les justiciables. Votre communication digitale est également importante pour faire face à la concurrence !

COMMENT ?

Avec un site internet et, pourquoi pas, une présence sur certains média sociaux ! Sur votre site, vous pouvez également tenir une rubrique « blog » proposant des articles que vous aurez rédigés, et relayant d’autres contenus issus de votre sphère professionnelle. Certains avocats font des vidéos sur Youtube, sous forme de tutoriels, de récap’ d’actualité, de revues de presse de décryptages de points de droit… Toujours sur votre site, ajouter la prise de rendez-vous et le paiement en ligne, un espace client et des informations sur votre mode de facturation sont de vrai atouts !

Nouvel usage #3 : développer son offre

Une offre différenciante permet d’adopter un positionnement clair et de développer des avantages face à la concurrence.

QU'EST CE QUE C'EST ?

Pour les avocats, une offre différenciante peut se formuler de deux manières :

En se spécialisant sur un secteur de niche ou sur des problématiques particulières (secrétariat juridique, monde de l’art, du sport ou du e-sport…)
En s'associant à d’autres professionnels du droit dans le cadre de l’interprofessionnalité pour construire une offre transverse qui réponde à des besoins spécifiques, le plus souvent destinées aux entreprises, aux collectivités (métropoles, régions…), ou aux associations.

POURQUOI ?

S'installer dans un marché de niche, par définition moins concurrentiel permet d'augmenter l'attractivité du cabinet et de favoriser le recrutement de profils intéressants.

COMMENT ?

Côté stratégie, en établissant un diagnostic de votre marché et plus spécifiquement des marchés émergents, du positionnement de la concurrence dans votre ville ou région et en étudiant l'opportunité d'une association avec d’autres professionnels du droit.
Côté outils, en intégrant des outils technologiques à vos pratiques, permettant d’être plus réactif dans la création et le traitement des dossiers. Mais aussi en développant l’utilisation d’outils prédictifs qui permettent d’évaluer la probabilité d'un jugement favorable ou défavorable et ainsi orienter le dossier vers un arbitrage ou une conciliation, et / ou confier le dossier à un associé ou un collaborateur (dont les heures ne sont pas facturées de la même façon).

Nouvel usage #4 : exploiter sa data

Ou comment valoriser vos actifs incorporels.

QU'EST-CE QUE C'EST ?

Il s’agit d’exploiter vos bases de données clients et documentaire pour analyser les dossiers, la facturation, les investissements, les process et le fonctionnement de votre cabinet, voir quels sont vos clients réguliers et ceux qui vous rémunèrent le mieux, en déduire les prospects à attirer… Mais aussi de vous servir de votre fond documentaire pour accélérer la production d'écrits au sein de vos équipes.

POURQUOI ?

Pour optimiser le fonctionnement du cabinet, ses investissements et sa rentabilité, étudier l’opportunité d’un recrutement, fidéliser la clientèle et gagner de nouveaux clients.

COMMENT ?

Avec des GED dotés d'intelligence artificielle capables d'analyser les contenus de vos documents, mais aussi grâce à des outils de pilotage (dashboards et outils analytiques) qui, bien paramétrés, vous indiqueront les axes forts et les points faibles de votre structure.

Nouvel usage #5 : digitaliser son activité

QU'EST CE QUE C'EST ?

Entreprendre ou poursuivre la numérisation, le traitement et la communication des dossiers et des documents mais aussi la digitalisation des outils de communication internes au cabinet (visioconférence, dictée vocale, outils collaboratifs) pour faciliter la collaboration et le télétravail. Cela concerne aussi la communication avec les juridictions, à travers e-Barreau.

POURQUOI ?

Pour gagner du temps et de l'efficacité en simplifiant les processus et en raccourcissant les délais et les distances, se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, et ainsi rester compétitif face à la concurrence.

COMMENT ?

Avec un bon logiciel de gestion qui intègre une chaîne complète de numérisation (hardware et software), des outils d’intelligence artificielle pour analyser des clauses, déterminer des échéances, des risques et des montants et des outils de communication digitale et de travail collaboratif.

Quels sont les obstacles à l'adoption de ces nouveaux usages ?

Malgré l'arrivée à maturité de toutes ces technologies, il subsiste des points de réticence qui freinent certains cabinets à faire évoluer leurs pratiques. Parmi ces obstacles, on peut citer :

L’état d’esprit

Intégrer de nouveaux usages à sa façon de travailler peut faire peur. Peur de manquer de maîtrise ou de ne pas comprendre les nouveaux outils digitaux et l’IA, peur pour la sécurité de ses données… Or, la crise sanitaire a forcé les cabinets, comme de très nombreuses entreprises, à sauter le pas. Cela aura eu le mérite de démontrer que ces nouveaux usages peuvent être utiles, et surtout, qu’ils fonctionnent.

La logique budgétaire

On pourrait penser que les outils de nouvelle technologie, mais aussi les logiciels et outils de pilotage, la création d’un site internet, coûtent cher. Or, ces offres sont le plus souvent packagées, accessibles à des prix raisonnables et rentabilisés par les gains qu’ils apportent (temps, efficacité, agilité, collaboration, attractivité vis-à-vis de la clientèle…).

La méconnaissance de l’offre digitale

Ne pas connaître tous les outils à sa disposition représente naturellement un frein pour les utiliser !

La crainte d’une interruption d’activité

Comment changer d’outils et de process, migrer d’un logiciel à un autre, sans provoquer une inertie au sein du cabinet ? C’est possible avec les solutions nouvelle génération !

Conclusion

Qu’ils soient adoptés, seulement envisagés ou encore refusés, les nouveaux usages orientés vers le digital et l’intelligence artificielle s’imposent de plus en plus dans le secteur du droit, et chez une clientèle en recherche constante de disponibilité, d’efficacité et de rapidité.

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