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Parapheur et signature électronique

Automatisation des processus dans les cabinets d'avocats
#4 – Parapheur et signature électronique

Publié le : 22/11/2021 22 novembre nov. 11 2021


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La digitalisation des cabinets d’avocats : fin en soi ou étape incontournable ?

Des instances judiciaires aux avocats (et leurs clients) en passant par les barreaux et les legaltechs, tous les acteurs du judiciaire et du conseil s'accordent à le dire : la digitalisation est un enjeu majeur pour les cabinets d'avocats. C'est même en passe de devenir une lapalissade tellement l'affirmation est rebattue à longueur de temps par les uns et les autres.

Si le consensus est à peu près général sur le sujet, son aspect pratique et ses impacts sur le quotidien des avocats peuvent demeurer lointains, voir obscurs. La digitalisation a des impacts sur plusieurs aspects de l'activité des cabinets et l'un d'entre eux est l'automatisation des processus internes par lesquels les avocats traitent les dossiers de leurs clients.

Pour les associés, les collaborateurs ou les assistantes, automatiser les processus de traitement des dossiers permet de se libérer d'une multitude de tâches chronophages et à très faible valeur ajoutée.

Numérisation des documents : aller au bout du processus

Notre processus de licenciement économique sert toujours de cadre à notre démonstration. Après la création des actions liées qui se succèderont tout au long du traitement du dossier, la génération de documents par fusion d’un modèle et des données du dossier et la publication de documents ou d’informations de dossier sur l’extranet du cabinet à l’attention du client, nous allons nous intéresser de plus près à la suite du cycle de vie d’un document.

C’est donc le parapheur pour relecture, correction ou validation et l’envoi à la signature électronique qui viennent clore ce cycle.

S’inspirant des outils utilisés dans les cabinets d’avocats depuis des lustres, les logiciels de gestion de cabinet intègrent un parapheur qui regroupe tous les documents qui doivent faire l’objet d’une relecture ou d’une validation. Idéalement, l’utilisateur du parapheur doit être en mesure de visualiser le document concerné pour valider rapidement (dans la mesure où aucune correction n’est nécessaire) sans ouvrir de logiciel de traitement de texte qui ralentirait le processus.

A l’instar d’un parapheur physique, un parapheur numérique doit être personnalisable en définissant à l’avance un parcours de relecture/validation avec des étapes obligatoires avant l'envoi au destinataire final, minimisant les risques d’erreur ou d’oubli.

La nature numérique du parapheur lui permet également d’intégrer d’autres fonctionnalités qui mènent le cycle de vie du document numérique à son terme et parmi elles, la signature électronique.

S’ils varient entre les différentes soutions présentes sur le marché, les processus de signature électronique fonctionnent généralement de façon similaire :

  • Choix du signataire
  • Choix du type de signature (entreprise, particulier, collectivité locale ou territoriale
  • Paramétrages finaux (date d’expiration, classement du document…)

Une notification est ensuite envoyée via un e-mail qui contient les liens et instructions pour finaliser la signature, le tout sécurisé par une double authentification (e-mail et code secret envoyé par sms). Un suivi en temps réel du processus est ensuite possible avec l’envoi d’éventuels rappels et le document signé sera ensuite automatiquement rattaché au dossier adéquat dans le logiciel de gestion.

Dans le prochain et dernier épisode, nous verrons ensemble comment ces automatisation simplifient et accélèrent la facturation.

Episode #1 : Agenda et actions liées  Episode #2 : gestion des tâches et production de documents  Episode #3 : dossiers et extranet client


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