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Parapheur et signature électronique

Automatisation des processus dans les cabinets d'avocats
#4 – Parapheur et signature électronique

Publié le : 22/11/2021 22 novembre nov. 11 2021

 

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La digitalisation des cabinets d’avocats : un marqueur d'évolution

Des instances judiciaires aux avocats (et leurs clients) en passant par les barreaux et les legaltechs, tous les acteurs du judiciaire et du conseil s'accordent à le dire : la digitalisation est un enjeu majeur pour les cabinets d'avocats. C'est même en passe de devenir une lapalissade tellement l'affirmation est rebattue à longueur de temps par les uns et les autres.

Si le consensus est à peu près général sur le sujet, son aspect pratique et ses impacts sur le quotidien des avocats peuvent demeurer lointains, voir obscurs. La digitalisation a des impacts sur plusieurs aspects de l'activité des cabinets et l'un d'entre eux est l'automatisation des processus internes par lesquels les avocats traitent les dossiers de leurs clients. Pour les associés, les collaborateurs ou les assistantes, automatiser les processus de traitement des dossiers permet de se libérer d'une multitude de tâches chronophages et à très faible valeur ajoutée.

Facturer : d'une nécessité faire un atout

Si les procédures judiciaires et juridiques, telles que celle de licenciement économique qui sert de support à notre démonstration, sont le cœur de métier des avocats et de leurs cabinets, leur finalité et un peu plus prosaïque : c'est leur rémunération, puisque c'est elle qui permet aux cabinets et à ses membres de vivre, s'il fallait le préciser. Pour être efficace, rentable et acceptée, la facturation doit reprendre le plus fidèlement possible tous les éléments facturables du dossier :

  • Temps passés saisis automatiquement ou manuellement pour de la rédaction de document, de la gestion de dossier, de la recherche documentaire, des communications ou rendez-vous et adossés à des taux horaires propres paramétrés en amont dans le logiciel
  • Eventuels frais ou débours nécessaires à au traitement des dossiers
  • Déduction d'éventuels règlements antérieurs de provisions.
  • Etc

Un logiciel de gestion efficace permettra donc de regrouper tous ces éléments pour, le moment venu, établir une facture claire et transparente.

Les factures ainsi éditées pourront ainsi être l'addition des temps passés sur les différentes diligences effectuées, une facturation de consommation de forfait ou la facturation d'un abonnement. Une fois les factures finalisées, elles peuvent soit intégrer un processus de validation par un associé ou un office manager par l'entremise du parapheur, soit être directement envoyées à leur destinataire final (le client).

Outre la bonne santé financière du cabinet, une bonne facturation a aussi un effet bénéfique sur la relation client. Des factures claires, sans ambiguïté et fidèles au travail accompli ont plus de chances d'être réglées dans les délais souhaités et concourent à la fidélisation de sa clientèle en transmettant une image de sérieux, d'honnêteté et de professionnalisme.


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