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Le time tracking : l'automatisation des temps passés pour les avocats

Publié le : 12/01/2023 12 janvier janv. 01 2023

Expertise métier

La mort de la facturation aux temps passés est annoncée par de nombreux professionnels du droit et acteurs du marché depuis maintenant plusieurs années au profit du forfait ou de l'abonnement, plus budgétisables. Un récent sondage Septeo Avocats a néanmoins révélé que près de la moitié des avocats interrogés facturaient encore aux temps passés.

Un mal nécessaire

Ce mode de facturation est pourtant, de l'aveux même des avocats qui l'utilisent, le plus compliqué à faire accepter par leurs clients, entreprises et institutions en tête, qui peuvent être rebutés par l'absence de prévisibilité du coût de la prestation ou qui peuvent avoir peur d'un éventuel manque de transparence et donc de surfacturation.

Pour beaucoup d'avocats spécialisés dans des domaines tels que le droit de la famille, le droit des personnes ou le droit pénal, la mesure et l'enregistrement des temps passés demeurent une nécessité tant il est compliqué, voire impossible de prévoir à l'avance la quantité de travail à fournir.

Même quand elle est nécessaire, la mesure des temps passés comporte malgré tout des inconvénients :

Le processus est réputé chronophage : pour bien faire, il faudrait saisir le temps passé sur une tâche sitôt celle-ci terminée ou interrompue, à défaut, à la demi-journée et au pire en fin de journée. Au-delà, à moins d'un système bien organisé de notes, il devient difficile d'être précis et les temps saisis se rapprochent plus d'estimations ou de suppositions. Et en étant réaliste, le déroulé d'une journée, les urgences et les imprévus qui peuvent survenir ne permettent pas une saisie des temps en temps réel de façon constante et efficace.
Si des solutions d'enregistrement des temps existent, leur prise en main peut être perçue comme une surcharge dans des emplois du temps déjà chargés. L'apprentissage d'un nouvel outil peut trop facilement être relégué à plus tard de façon permanente si son usage n'est pas intuitif et son apprentissage naturel.
Demander à son équipe de saisir tous les temps passés sur l'ensemble des tâches qui les occupent peut-être perçu comme un manque de confiance de la part de la hiérarchie qui tenterait alors de transformer l'outil de mesure des temps passée en outil de surveillance.

Des solutions existent

Certaines applications permettent l'automatisation de la mesure des temps, aussi bien au sein d'un logiciel métier que sur des solutions tierces (Microsoft Office, Teams ou Outlook) ou bien encore certains sites web préalablement sélectionnés (recherche de jurisprudences etc).

L'utilisation d'intelligence artificielle permet à ces logiciels de s'adapter aux habitudes de travail de l'utilisateur, lui évitant ainsi des manipulations chronophages et diminuant par là même le risque d'erreurs de saisie.

Un contrôle final peut et doit être laissé à l'avocat qui décide alors quels temps utiliser pour la facturation et lesquels laisser de côté quand ils ont été consacrés à des tâches non facturables

La mesure des temps passés génère des données précieuses pour la prise de décision dans la gestion d'un cabinet d'avocats. Elle donne aussi de la visibilité aux "performances supplémentaires" souvent invisibles du management mais qui doivent être pris en compte.

De nombreux bénéfices

Le premier bénéfice apporté par le time tracking est naturellement une facturation plus juste et plus proche du travail réalisé puisque chaque heure travaillée est mesurée et peut donc être ajoutée à un dossier et donc, à une facture. C'est toute la rentabilité des dossiers et donc du cabinet s'en trouve améliorée.

Les bénéfices du Time Tracking qui vont bien au-delà de la simple facturation, même pour des avocats ou des cabinets fonctionnant à l'abonnement ou au forfait. L'acquisition d'une connaissance plus fine de l'utilisation de ses ressources permet par exemple l'élaboration d'offres de services plus précises et plus rentables.

Ces données peuvent aussi aider à évaluer le poids des tâches qui ne sont imputables à aucun dossier (et donc non facturables) pour contribuer à déterminer un taux horaire réel pour les tâches facturables.

Elles permettent aussi de visualiser les périodes de sous ou surcharges et ainsi mettre en lumière des axes d'amélioration pour la gestion de sa structure. Trop de temps est passé par des associés ou des collaborateurs à des tâches annexes peut être un symptôme de carence en personnel dans les fonctions support (comptabilité, RH, communication…).

Précautions à prendre et erreurs à éviter

Pour des résultats optimaux, aussi bien dans la gestion des dossiers que celle du cabinet, il convient de catégoriser soigneusement toutes les tâches effectuées par les membres du cabinet. Il en résultera plus de transparence pour les clients qui seront plus enclins à comprendre et à accepter leur facture et donc à la payer.

Pour que les factures établies soient fidèles au travail réalisé et les données générées exploitables pour le pilotage du cabinet, il est essentiel de demander un minimum de rigueur aux utilisateurs. Ils ne doivent pas minimiser les temps passés, que ce soit par égard envers les clients ou par peur du reproche de non-efficacité.

Conclusion

Souvent perçue comme des pis-aller, les temps passés sont de formidables outils d'optimisation de la facturation, de pilotage des performances de ses équipes et de l'activité de son cabinet. Encore faut-il que leur mesure et leur saisie ne représentent pas une corvée et que les avocats, associés ou collaborateurs le fassent de façon systématique et fidèle à la réalité. Et c'est grâce à des outils de nouvelle génération, faciles à utiliser et intégrant des briques d'intelligence artificielle que les temps passés redoreront leur blason.

Pour en savoir plus sur le time tracking et la solution Lexor :

Time tracking

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