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Facturation : 5 bonnes pratiques pour la croissance de son cabinet d'avocats

Auteur : Justine BACHELET - avocate au Barreau de Versailles

Publié le : 10/11/2022 10 novembre nov. 11 2022

Expertise métier

Tout avocat le sait, la facturation est un des domaines clés à privilégier lorsque l’on crée son cabinet d'avocats ou que l’on souhaite le développer. Pour autant, ce sujet demeure hautement sensible tant la question des honoraires est difficile à aborder avec ses clients.

Il est certain qu’une facturation régulière, lisible pour le client, conforme à la réalité du travail engagé est un gage d’encaissement de trésorerie, de fidélisation du client et donc, de croissance du cabinet. Cela vaut donc la peine de se saisir de la question.

Le Règlement Intérieur National de la profession d’avocat (RIN) prévoit que « Les honoraires sont fixés selon les usages, en fonction de la situation de fortune du client, de la difficulté de l’affaire, des frais exposés par l’avocat, de sa notoriété et des diligences de celui-ci ».

En pratique, voici 5 astuces pour une facturation réussie !

Définir le mode de facturation avec le client dès le premier rendez-vous

Dès le premier entretien avec un nouveau client, il ne peut être fait l’économie de la difficile conversation relative à la fixation des honoraires et au mode de facturation de ceux-ci. Ce cadre, une fois fixé, sécurise le client et l’avocat quant à la transparence de leur collaboration et la confiance de leur relation.

Les modalités de fixation des honoraires sont évoquées par le RIN qui dispose que « L’avocat informe son client, dès sa saisine, des modalités de détermination des honoraires et l’informe régulièrement de l’évolution de leur montant ».

Des honoraires clairement définis sont l’unique moyen pour l’avocat et pour le client d’avoir une visibilité sur le versant financier du dossier. Les modalités de facturation sont libres, plusieurs types peuvent être envisagés :

- Facturation au forfait

La facturation au forfait est particulièrement lisible pour le client qui saura, dès l’ouverture de son dossier, le montant total des honoraires qui lui seront facturés. Néanmoins, il peut être très difficile à l’ouverture d’un dossier de déterminer la procédure exacte qu’il conviendra de mettre en œuvre et la durée de celle-ci. Qui n’a jamais rencontré un client lui indiquant vouloir divorcer par consentement mutuel dans la mesure où « ma femme et moi sommes d’accord sur tout » et devoir finalement engager une procédure de divorce contentieuse qui va durer plusieurs années ? Dans ce cas, une facturation forfaitaire apparaît peu adaptée, sauf à prévoir une facturation complémentaire en fonction de l’évolution du dossier.

- Facturation au temps passé

Elle a pour avantage d’être conforme à la réalité du travail accompli et permet d’éviter une sous-évaluation de la quantité de travail réalisé. Elle oblige néanmoins à faire preuve de rigueur dans le suivi des tâches réalisées.

- Honoraires de résultat

La facturation d’un honoraire de résultat doit être combinée avec la facturation d’un honoraire de base, souvent moins élevé que pour une facturation classique. Ce type de facturation est adapté aux contentieux comprenant des enjeux financiers non négligeables : obtention de dommages et intérêts, obtention d’indemnités, prestation compensatoire et autres.

Une fois encore, le mode de facturation est parfaitement libre et rien n’empêche d’imaginer d’autres méthodes conformes à son activité : abonnements, facturation à la carte etc…

Etablir une convention d’honoraires dès l’issue du premier rendez-vous

Le rendez-vous est terminé, les honoraires sont fixés. Emporté par son activité, on passe à un autre dossier. Non ! Il faut battre le fer tant qu’il est chaud ! On l’a dit, iI est difficile pour beaucoup d’avocats d’évoquer la question des honoraires lors du premier rendez-vous. Quand un accord intervient sur cette question, mon conseil est de formaliser immédiatement cet accord par l’envoi d’une convention d’honoraires.

Cette tâche peut facilement être automatisée dans les logiciels dédiés : premier rendez-vous, courrier de compte rendu, convention d’honoraires. Le dossier est ouvert, il n’y a plus qu’à travailler !
Attention à ne pas oublier les mentions obligatoires en ce qui concerne la convention d’honoraires : mention du médiateur, convention d’honoraires obligatoire dans les cas d’AJ provisoire etc…

Emettre les factures rapidement et régulièrement

Des diligences ont été accomplies, il faut désormais penser à facturer !

Si la facturation est prévue au forfait, dès que la convention d’honoraires est signée, il est important de penser à envoyer immédiatement au client une facture qui déclenchera l’obligation de paiement, pour tout ou partie du forfait.

Si la facturation est prévue au temps passé, il faut s’astreindre à noter scrupuleusement toutes les diligences réalisées : téléphone, courrier, rédaction d’acte, démarche au palais, audience etc… La facturation sera ensuite plus facile et en adéquation avec le travail réalisé.

Il est capital de penser à facturer le client très régulièrement, par exemple tous les 500€ HT de diligences réalisées. Des factures régulières mais d’un montant raisonnable seront toujours plus facilement admises par le client que des factures très espacées dans le temps mais d’un montant très élevé. Les honoraires de l’avocat représentent toujours une dépense conséquente pour un justiciable moyen qui doit pouvoir l’inclure dans son budget.

Suivre scrupuleusement ses encaissements

Lorsque la convention d’honoraires prévoit un paiement échelonné ou fractionné, il est indispensable de s’astreindre à un suivi strict de ses encaissements Aussi et dès qu’un paiement intervient, il est important de prendre l’habitude de le noter dans le dossier pour assurer un suivi des paiements restant dus.
Petite astuce : en cas d’encaissement des honoraires par chèque, ne pas oublier de noter le nom du dossier sur le bordereau de remise ! Rien de plus désagréable lorsque l’on reprend sa comptabilité de ne pas parvenir à rapprocher les bordereaux de remise de chèque à la facture concernée… (vous sentez le vécu ?..)

S’astreindre à ce suivi va rapidement permettre :

D’avoir une visibilité sur ses encaissements à plusieurs mois
D’éviter d’avoir une facture demeurée impayée par défaut de suivi
De tenir une comptabilité globale plus lisible et plus organisée ce qui facilitera grandement l’envoi des éléments comptables. Précieux gain de temps à la clé et bonnes relations avec son comptable garanties !

Assurer un suivi de comptabilité globale

Piloter sa facturation et ses encaissements permet d’avoir une visibilité de sa trésorerie d’un mois sur l’autre et donc, d’être rassuré sur les versements que l’on peut réaliser sur son compte personnel.

Un tel suivi a aussi pour avantage d’anticiper les variations d’encaissement d’un mois à l’autre et d’adapter ses dépenses et versements en conséquence.
De la même façon, on peut ainsi se fixer des objectifs de facturation mensuelle ou hebdomadaire réalistes : idéal pour booster sa motivation et mettre en place des stratégies de développement d’activité

De manière générale, avoir de la visibilité sur son chiffre d’affaires permet de budgétiser ses charges fixes et déterminer quelle dépense peut être engagée sans se mettre en difficulté financière : besoin de changer d'ordinateur ou d’une nouvelle imprimante ? etc…

Enfin, suivre de près sa comptabilité permet de suivre l’évolution de son chiffre d’affaires annuel et ainsi d’anticiper les éventuelles régularisations de charges (URSAFF, CNBF etc) qui sont souvent la mauvaise surprise du mois de mai….

Vous l’aurez compris, une facturation organisée, régulière et lisible est une des clés de voute du développement de son activité et donc de son cabinet.

Ces quelques astuces ne sont pas si difficiles à mettre en œuvre et peuvent largement être facilitées par les outils logiciels de gestion de cabinet.

Un petit effort pour un grand bénéfice !